Soutenir la communauté grâce à une main-d’œuvre mobilisée

Comment un partenariat avec Rogers a permis à l’organisme Intégration communautaire Brampton Caledon d’offrir aux personnes, aux familles et à la communauté le soutien dont elles ont le plus besoin. 

Chef de file reconnu en matière de services aux personnes ayant une déficience développementale, Intégration communautaire Brampton Caledon offre une variété de services et de mesures de soutien à plus de 2 000 enfants et adultes ayant une déficience développementale ainsi qu’à leur famille dans la région de Peel. « Nous offrons une gamme complète de services à la communauté, qu’il s’agisse de logements supervisés, de soutien à la participation communautaire (le jour), de coordination de services ou d’éducation de la petite enfance. Nous sommes ouverts 24 heures par jour, 7 jours sur 7 », affirme Kevin Hoddinott, gestionnaire, Technologie de l’information, Intégration communautaire Brampton Caledon.

Afin de fournir ces services dans un vaste territoire, le personnel de cet organisme travaille dans la communauté auprès des gens. « Nos équipes responsables des logements supervisés visitent et aident des personnes dans de nombreux foyers, et notre personnel d’éducation de la petite enfance se rend dans plusieurs centres préscolaires publics et privés de Brampton et de Bolton », explique Kevin.

Le défi

Le défi de Kevin et de son équipe de TI était de régler les problèmes de connectivité entre les sept bureaux de l’organisme et les employés qui sont constamment en déplacement. Ils voulaient également réduire au minimum le temps consacré par cette petite équipe à la maintenance des systèmes, tout en respectant un budget serré financé par les fonds publics. « Nos employés de soutien sont des experts dans leur domaine et non des professionnels des TI. Nous avions besoin d’une solution qui fonctionnait pour eux et qui devait être simple », précise Kevin.

Comme les activités sont dispersées sur un vaste territoire, il était essentiel de prendre les bonnes décisions concernant la technologie. « Nous voulions consacrer moins de temps à réparer et à entretenir l’équipement afin de nous concentrer à simplifier le travail de tout le personnel de soutien sur le terrain », explique Kevin. L'organisme a déterminé que la solution était de passer à un nuage informatique. « Nous voulions passer à un environnement entièrement en nuage, raconte Kevin, pour en arriver au point où l’équipe de TI n’a plus à se soucier de quoi que ce soit sur place. Notre système téléphonique en était un élément important. »

La solution

Un système de téléphonie d’affaires réellement mobile était la solution pour l’équipe sur le terrain. « Nous utilisions de plus en plus d’ordinateurs portables et de téléphones mobiles pour travailler à l’extérieur des bureaux, et le service Rogers Unisson a été essentiel à cette transition. » Rogers Unisson_MC, un système de téléphonie mobile en nuage, a permis aux membres dispersés de l’équipe de répondre aux appels de n'importe où, peu importe l’appareil utilisé, que ce soit un téléphone intelligent, un ordinateur portable, une tablette ou un téléphone de bureau.   

Intégration communautaire Brampton Caledon a également pris la décision audacieuse de transférer tout son système vers un nuage. « Nous nous débarrassions littéralement du serveur dans le sous-sol », plaisante Kevin. Il poursuit : « Cette décision ne visait pas seulement à nous débarrasser d’anciennes technologies, mais également à mobiliser nos employés. Comme ceux-ci travaillent dans la communauté, ils ne se trouvent pas toujours derrière un bureau. L’équipe de Rogers nous a donc aidés à configurer la solution de gestion des appareils mobiles et à installer Azure Active Directory sur tous nos ordinateurs. »

« Pour nous, une partie de la solution consistait à délaisser les anciennes technologies. L’équipe de Rogers a pris le temps de comprendre nos activités », explique Kevin. Par conséquent, l’équipe de Rogers a été en mesure d’aider l'organisme à délaisser sa solution sur place de gestion des relations avec la clientèle qui nécessitait un niveau élevé de maintenance et à passer à une solution en nuage qui est beaucoup moins exigeante pour l’équipe de TI.

Les résultats

« Rogers Unisson nous a aidés à mobiliser nos employés, car la plupart d’entre eux travaillent à l’extérieur des bureaux, dans la communauté, explique Kevin. Les allers-retours sont maintenant chose du passé. Ils ont accès sur le terrain à toutes les fonctions de leur ordinateur de bureau et de leur téléphone. Les employés qui travaillent chez les gens peuvent donc passer plus de temps là où leurs services sont requis tout en ayant accès aux outils et aux ressources dont ils ont besoin afin d’offrir un excellent niveau de soutien et de soins. »

« Les processus d’intégration et de préparation des employés, surtout dans le cas de nos équipes mobiles, ont été une bonne chose pour nous, qui ne se limite pas à Unisson, explique Kevin. Je suis heureux de voir qu’il n’y a pas un seul serveur actif dans nos sept bureaux. »

En plus d’améliorer la continuité des activités, l’équipe de TI de Kevin a connu une hausse de productivité. « Notre équipe de TI a tout simplement moins de travail de maintenance et moins de maux de tête, affirme Kevin. Au lieu qu’une équipe se consacre à la résolution de problèmes, nous avons maintenant notre développeur de système de gestion des relations avec la clientèle. Nous sommes maintenant axés sur l’amélioration de nos systèmes pour les rendre plus efficaces pour nous. »

Le fait que tous les employés de l’entreprise possèdent un accès sécurisé aux systèmes à partir de leurs appareils mobiles a entraîné un changement de culture positif. « Maintenant, nous pouvons faire tout ce que nous faisions auparavant sur nos ordinateurs de bureau à partir de nos téléphones et nous ne recevons plus de demandes liées à l’installation de différentes applications, car Rogers Unisson est tellement complet. »

Services actuels d’Intégration communautaire Brampton Caledon avec Rogers

• 113 utilisateurs de Rogers Unisson
• 109 utilisateurs du modèle hybride (62 avec téléphones IP, 47 avec téléphones logiciels)
• 4 utilisateurs de téléphones mobiles seulement
• 3 consoles du réceptionniste