L’organisme Toronto and Region Conservation Authority abandonne les téléphones de bureau traditionnels

De la surveillance des inondations au suivi du saumon, TRCA améliore Toronto avec l’aide d’outils de communication comme Operator Connect.

Pour de nombreux Ontariens et Ontariennes, le printemps est le meilleur moment de l’année. Le froid hivernal s’estompe, les tulipes commencent à sortir du sol et d’énormes bancs de neige commencent enfin à dégeler. Bien qu’il soit génial d’enfiler ses bottes de pluie sans y réfléchir à deux fois, une équipe est sur un pied d’alerte, évaluant et surveillant avec diligence les risques d’inondation. Entre la fonte des accumulations de neige et les tempêtes saisonnières, c’est un travail qui se fait 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et l’une des tâches les plus essentielles effectuées par l’organisme Toronto and Region Conservation Authority (TRCA).

L’organisme est actif depuis 1957 et a pour objectif de préserver l’environnement naturel de la région et de protéger la communauté contre les phénomènes météorologiques de plus en plus extrêmes, comme les inondations. Le champ d’application de l’organisme TRCA comprend neuf bassins hydrographiques, qui abritent plus de 10 % de la population totale du Canada.

De la réception à la forêt : des services de TI qui appuient la durabilité

L’équipe Technologies de l’information et gestion des dossiers, composée d’environ 25 personnes, gère tout, de la connectivité aux sites web. En raison de la mission unique de l’entreprise, ses besoins en matière de TI sont différents de ceux d’un milieu de travail typique. Pendant qu’un membre du personnel cherche une espèce de poisson invasive dans la baie Frenchman, une collègue pourrait installer des compteurs sur un sentier pédestre. Toute l’équipe compte sur le personnel des TI comme James Dong pour fournir des solutions technologiques efficaces et fiables.

James travaille à l’organisme TRCA depuis plus de 15 ans et est actuellement gestionnaire de l’infrastructure, de la sécurité et de l’architecture. Il travaille en étroite collaboration avec Rogers Affaires pour s’assurer que les équipes disposent des outils dont elles ont besoin pour travailler efficacement. « Une communication fiable et transparente est essentielle aux activités commerciales de l’organisme TRCA, explique-t-il. Qu’il s’agisse de courriels quotidiens, de clavardage ou de réunions virtuelles, l’échange d’information est important pour notre travail, et toute perturbation a une conséquence notable et immédiate. »

Voir la vie en vert : introduction de la technologie infonuagique

Naturellement, l’organisme TRCA s’efforce d’être un chef de file en matière de durabilité. Dans le cadre de son nouveau plan stratégique pour 2023-2024, l’organisme s’est donné comme priorité de collaborer avec des partenaires commerciaux et industriels, tels que Rogers, afin de soutenir le choix des initiatives de durabilité qui favorisent l’adoption de technologies vertes par l’engagement. L’intégration d’une infrastructure et de technologies vertes dans sa planification fait partie de cette priorité.

La mission de durabilité s’étend également aux pratiques de TI. Avec les plans pour un nouveau siège social à consommation énergétique nette zéro qui vont bon train, James et son équipe ont commencé à envisager une transition vers une technologie plus infonuagique, car leur ancien système exigeait du matériel à chaque emplacement de service. « La transition vers plus de services infonuagiques nous permet de réduire notre empreinte technologique de systèmes statiques et d’utiliser plutôt des ressources partagées, dit-il. On a donc plus de souplesse tout en favorisant une utilisation plus dense des ressources en nuage. »

Adieu, anciens téléphones! Bonjour, appels en nuage : voici Operator Connect

Le lancement d’une nouvelle solution informatique n’est jamais facile, même pour l’équipe de TI de l’organisme TRCA, qui a déjà été chargée de répondre à des demandes difficiles, comme l’accès à Internet haute vitesse dans les bureaux éloignés, à des systèmes de point de vente au milieu d’un parc et même à une connectivité fiable dans un champ ouvert pour une classe nature.

L’équipe a pu réaliser ces exploits avec l’aide des modems cellulaires de Rogers, et James s’est donc tourné une fois de plus vers Rogers pour s’abonner à Operator Connect. La solution s’intègre à Microsoft Teams pour permettre les appels vocaux partout au Canada, même pour ceux qui n’ont pas Teams.

L’outil est facilement évolutif, ce qui est utile pour l’organisme TRCA, dont l’équipe peut passer d’environ 650 à plus de 1 300 personnes pendant la saison estivale occupée. « Les employés ont maintenant la capacité d’appeler dans la même application qu’ils utilisent pour le clavardage et les réunions en ligne, ce qui réduit le nombre d’applications à utiliser, explique James. La gestion des TI est également simplifiée, car la plateforme entièrement en nuage ne comporte aucune infrastructure physique à gérer, ce qui permet aux ressources de notre équipe de se concentrer sur d’autres initiatives stratégiques. »

La poussée de la pandémie : pourquoi l’organisme TRCA a été plus occupé que jamais pendant la pandémie

 Comme les espaces publics extérieurs étaient l’un des rares endroits sécuritaires et accessibles pendant la pandémie, l’organisme s’est trouvé à accueillir un afflux de personnes pendant cette période, ce qui a rendu des outils comme Operator Connect encore plus précieux. « Notre capacité de nous adapter à l’évolution du paysage du travail pendant la pandémie a été une formidable réussite pour notre équipe, nos partenaires et la communauté, explique James. C’est en grande partie attribuable aux services de connectivité et aux capacités à distance que nous avons déployés et qui ont permis à bon nombre de nos services d’affaires et de notre effectif de poursuivre leurs activités. »

La voie à suivre pour l’organisme TRCA

L’organisme déménagera ses activités à son nouveau siège social avant la fin de l’année prochaine. Avec des panneaux solaires, des jardins de collecte des eaux de pluie et quatre chutes d’eau, le bâtiment durable englobe toutes les valeurs écologiques de l’organisme. L’équipe de TI prévoit également de poursuivre son innovation grâce à des stratégies plus efficaces, y compris la mise en place de la Teams Phone Mobile, qui simplifiera davantage la communication entre les membres de l’équipe en permettant à un seul numéro de téléphone de se connecter à un appareil mobile, à l’appli Teams et à Teams sur le bureau.

Pour James, les progrès technologiques continus représentent bien plus que l’ajout des derniers gadgets. « Tout au long de ma carrière à l’organisme TRCA, j’ai pu constater l’impact positif que la technologie peut avoir sur notre entreprise. Continuer à faire évoluer la technologie signifie réaliser des gains d’efficacité continus pour notre équipe et nos opérations et mieux comprendre les besoins des communautés que nous servons. »